Marcações para oficinas auto
O que o cliente marca é a entrada do carro — não a reparação, que ninguém consegue prever antes de o ver. Ele deixa a chave e vai-se embora; a rampa fica presa àquela manhã.
Quem marca uma reparação está a marcar um palpite
Uma oficina vive de um problema que nenhuma outra casa tem: o trabalho só se conhece depois de o carro estar em cima da rampa. «Faz um barulho na frente quando travo» pode ser meia hora de pastilhas ou dois dias à espera de uma peça, e quem telefona não sabe a diferença — nem tem de saber.
Por isso qualquer tempo que se escreva numa agenda de oficina é uma estimativa. E é a partir daí que as agendas genéricas se enganam: pedem-te a duração exata do serviço, tu escreves um número a fingir, e no dia seguinte a agenda está a dizer uma coisa e a nave está a dizer outra.
A saída não é adivinhar melhor. É marcar outra coisa — a entrada. O cliente reserva o momento em que o carro chega e o bloco de nave que lhe dás; o que acontece dentro desse bloco é trabalho, e o trabalho não cabe num formulário.
Ele deixa a chave e vai-se embora
Isto muda o valor de tudo o que é escrito. Numa casa onde o cliente espera sentado, uma confirmação por email é uma cortesia; aqui é o único registo do que ficou combinado antes de o carro mudar de mãos.
Ao marcar, o cliente pode escrever o que se passa — um campo de texto livre com espaço para mil caracteres, que é muito mais do que ele diria ao telefone com pressa. «Só faz o barulho a frio», «a luz acende e apaga», «já lá mexeram no ano passado». Chega-te escrito antes de o carro entrar, e fica agarrado à marcação.
Recebe também a confirmação por email na hora, e um aviso por email antes do dia — 24 horas e 2 horas antes, por omissão, e essas antecedências mudam-se. Do teu lado podes receber notificação no browser quando entra uma marcação nova, o que numa oficina em que ninguém está sentado ao balcão vale mais do que um som.
O que está ocupado é a rampa, não o mecânico
A tua nave descreve-se como recursos: rampas, o elevador, a caixa de alinhamento, a máquina de diagnóstico. Cada um tem ocupação própria, e três rampas iguais não são três linhas — são uma linha com capacidade três, o que faz da configuração uma tarde e não uma semana.
Um serviço pode exigir mais do que um, e a leitura é E e não OU: se a substituição de embraiagem exige a rampa alta e o macaco de caixa, a hora só aparece quando as duas coisas estão livres. É a conta que já fazes ao olhar para a nave, feita antes de alguém escolher uma hora impossível.
Há duas consequências que vale mais saber do que descobrir. A primeira: desativar um recurso tira as horas ao serviço que depende dele — se a rampa alta está avariada e a desligas, os trabalhos que a exigem deixam de ser oferecidos, em vez de continuarem a entrar para uma nave que não os pode fazer. A segunda: um recurso não tem horário próprio. Não se diz «esta rampa só de manhã»; diz-se com a janela horária do serviço, e o efeito é o mesmo visto de fora.
Quando o trabalho passa do tempo marcado
É preciso ser direto sobre um limite, porque numa oficina ele aparece na primeira semana: a duração de uma marcação vem sempre do serviço. Não há forma de esticar uma marcação em concreto — nem ao criá-la no painel, nem ao mudá-la de hora. Se a mudares de dia, o fim é recalculado pela duração do serviço, e não pelo tempo que o trabalho está mesmo a levar.
Isso é uma chatice se tentares usar a agenda como folha de nave, e é irrelevante se a usares para o que ela serve. O caminho que funciona é fazer dos serviços blocos de entrada com o tamanho que estás disposto a dar — «entrada de manhã», «entrada de tarde», «diagnóstico» — e depois trabalhar. O carro que fica mais tempo não é uma marcação que se estica: é uma rampa que tu deixas de oferecer, fechando as horas seguintes na agenda.
E há um segundo limite honesto: não existe relação entre pessoa e serviço. Qualquer profissional ativo pode ser escolhido para qualquer trabalho do teu catálogo. Se tens um único eletricista e o resto da equipa não toca em eletricidade, não é a agenda que impede o cliente de escolher outra pessoa — é a tua distribuição de trabalho, como hoje. Quem quiser separar mesmo essas horas fá-lo com horários e serviços distintos, não com uma regra que não existe.
A hora perdida numa oficina não se substitui à pressa
Quando alguém não aparece com o carro, o que fica vazio não é meia hora: é a manhã que reservaste na nave e a pessoa que ficou à espera de a fazer. Ao contrário de uma cadeira, uma rampa livre às nove e meia não se enche com quem passa à porta.
Para o cliente que desmarca tarde existe a janela de cancelamento: defines com quantos minutos de antecedência é que cancelar deixa de devolver o sinal. Nasce desligada. Numa oficina costuma valer mais larga do que noutros sítios — um dia inteiro de aviso ainda te deixa oferecer a manhã a outra pessoa; duas horas não deixam nada.
A janela vale para quem marcou e nunca para ti: se és tu a desmarcar, porque a peça não chegou ou porque o carro anterior comeu o dia, o cliente recebe sempre o dinheiro de volta. Para quem simplesmente não aparece, marcas a falta no painel e o sinal fica contigo — é um gesto teu, e não algo que aconteça sozinho a quem telefonou a avisar.
Como configurar o sinal numa oficina auto
Aqui a percentagem é a escolha errada, e por uma razão mecânica: ela incide sobre o preço do serviço no catálogo — e o preço de uma entrada para diagnóstico é pequeno ou zero, porque a fatura só se conhece no fim. Uma percentagem de um número que ainda não existe dá sempre pouco.
O que costuma resultar é um valor fixo, um por tipo de entrada, do tamanho de uma hora de mão de obra: nota-se o suficiente para o cliente avisar quando desiste, e desconta no total quando ele aparece.
É uma recomendação de configuração e não uma estatística de setor — não publicamos médias que não medimos. O valor é teu, e mudas quando quiseres.
Durações por onde começar
Uma sugestão para arrancar, não uma média do setor. Mudas cada uma no teu catálogo.
- Diagnóstico
- 60 min
- Mudança de óleo e filtros
- 60 min
- Entrada de manhã
- 240 min
- Entrada de dia inteiro
- 480 min
- Travões
- 120 min
Perguntas de quem tem oficina
E se o trabalho demorar mais do que o marcado?
Demora, e a agenda não te impede de trabalhar — o que ela não faz é esticar sozinha aquela marcação, porque a duração vem do serviço. O que se faz é fechar na agenda as horas de nave que o carro está mesmo a ocupar, para não entrar outro em cima.
Posso deixar o cliente escrever a avaria antes de vir?
Sim, e é das partes mais úteis. Ao marcar há um campo de texto livre — com espaço para mil caracteres — onde ele descreve o barulho, quando acontece e o que já foi mexido. Chega-te escrito e fica agarrado à marcação.
Fazem orçamentos, faturas de peças ou gestão de stock?
Não, e é melhor dizê-lo já: nada disso passa por aqui. O que a MarcaAí trata é a hora, a entrada do carro e o sinal quando o cobras. O orçamento, as peças e a fatura continuam a ser teus, na ferramenta em que já estão.
Tenho três rampas. Crio três linhas?
Não é preciso. Se são equivalentes, é uma linha com capacidade três, e o sistema deixa de oferecer a quarta entrada em simultâneo. Se uma delas é diferente — a alta, a de alinhamento —, aí sim é uma linha própria, porque nem todos os trabalhos a podem usar.
O dinheiro do sinal passa pela MarcaAí?
Não. Entra na tua conta Stripe no momento em que o cliente marca, e não levamos comissão nenhuma por marcação. As taxas de processamento do cartão são da Stripe e saem de quem recebe, como em qualquer terminal de pagamento.
Negócios parecidos com o teu, e o que muda em cada um: lavagem auto, inspeção automóvel e pneus.
A seguir: faz a conta do que as faltas te levam por ano na calculadora de faltas, vê o que cada plano inclui ou volta a todos os tipos de negócio.