Marcações para ginásios

Para a parte do teu ginásio que não é livre-trânsito: o que precisa de um profissional e de uma hora com nome.

O ginásio já funciona sem agenda — e é isso que confunde a escolha

Quem tem sala de musculação vive de mensalidades e de portas abertas. O sócio entra quando lhe dá jeito, treina, sai, e ninguém precisa de saber com antecedência que ele vinha. Vender-te uma agenda para isso seria vender-te um problema que não tens.

Só que dentro dessa casa há um segundo negócio, mais pequeno e muito mais caro à hora: a avaliação física, a montagem do plano, a sessão de acompanhamento na sala, a consulta de nutrição, a massagem depois do treino. Essas têm uma pessoa do outro lado e um bloco de tempo que fica fechado a toda a gente.

E é aí que a coisa se desarruma. Marca-se ao balcão num papel, confirma-se por mensagem, o técnico anota no telemóvel dele, e ninguém tem a lista toda. Quando duas pessoas ficam com a mesma hora, quem descobre é o sócio que se deslocou de propósito.

O que vale a pena pôr no catálogo, e o que fica de fora

A regra é simples: entra o que ocupa uma pessoa concreta durante um período concreto. Avaliação inicial, reavaliação trimestral, revisão de plano, sessão de acompanhamento, aconselhamento alimentar, recuperação. Cada uma com a sua duração, e a duração é o que decide de quanto em quanto tempo a hora seguinte aparece.

Fica de fora o acesso à sala. Não há bilhete de entrada nem contagem de quem está lá dentro — a mensalidade continua a ser tua e a resolver-se onde já se resolve, e o cartão de sócio não passa por aqui.

E fica de fora, hoje, a aula com lugares contados. Está escrito mais abaixo com todas as letras, porque é a diferença entre uma ferramenta que serve e uma promessa que rebenta na primeira terça-feira cheia.

Cada técnico com o seu horário, e a casa por cima

Defines o horário de cada pessoa da equipa, e defines também o horário da casa. Os dois somam-se: quem não tem horas próprias herda as da casa, e quem tem as suas fica com as duas coisas disponíveis. As ausências são por pessoa — férias, um curso, uma manhã fora —, e desaparecem da página sem tocares em mais nada.

O catálogo de serviços, esse, é da casa inteira. Não existe uma ligação entre um técnico e os serviços que ele faz: qualquer pessoa ativa pode ser escolhida para qualquer coisa que esteja no catálogo. Se tens alguém que só faz avaliações e mais nada, isso hoje não se exprime — é um limite, e vale a pena saberes dele antes de configurares.

A volta que costuma resolver é usar a janela horária do próprio serviço. Cada serviço pode abrir só numa faixa do dia — as avaliações só das nove ao meio-dia, por exemplo — e o slot tem de caber inteiro lá dentro, portanto a última entrada é o fim da janela menos a duração. Não é a mesma coisa que separar por pessoa, mas arruma metade dos casos.

A sala fechada, a máquina única, e o que a capacidade faz mesmo

Se o acompanhamento é numa sala à parte, ou se depende de um aparelho que só tens um, isso representa-se: crias o recurso e ligas o serviço a ele. A partir daí uma marcação só acontece quando há a pessoa e o sítio ao mesmo tempo, e não uma coisa ou a outra.

Quando tens várias unidades iguais — três marquesas, dois aparelhos do mesmo modelo —, não crias três linhas: crias uma com a quantidade certa. A quantidade é o número de marcações que aguentam ao mesmo tempo naquele recurso, e é isso que a agenda conta antes de oferecer a hora.

Um recurso desligado tira as horas ao serviço que dependia dele, e tira-as de imediato. É o gesto certo quando a máquina foi para assistência: em vez de andares a cancelar marcações à mão, o serviço deixa de ter horas até a ligares outra vez.

A aula das dezanove: o que hoje não fazemos

Uma aula de grupo com lugares contados não se representa neste produto. A razão é de raiz: a nossa unidade de reserva é o tempo de um profissional, e a base de dados impede duas marcações vivas em cima da mesma pessoa à mesma hora. Ao segundo inscrito na aula das dezanove, a hora deixava de aparecer aos restantes.

A quantidade dos recursos existe e funciona, mas resolve outra pergunta — quantas marcações cabem naquela sala ou naquele aparelho — e nunca pode alargar a agenda do professor. As duas condições verificam-se juntas, e a mais apertada é a que manda.

Se as aulas são o teu movimento principal, a lotação delas continua onde está hoje e a MarcaAí serve-te para o resto da casa. Vale mais dizer-to já do que deixar-te configurar uma coisa que falha à frente dos teus sócios.

A falta de um sócio custa diferente da falta de um estranho

Quem já paga mensalidade e não aparece a uma avaliação não te deve dinheiro — deve-te uma hora que ficou fechada a outra pessoa. Pedir-lhe um sinal para vir a uma coisa que a mensalidade dele já pagou soa a multa, e num sócio antigo isso lê-se mal.

A conta muda quando o marcador é alguém de fora: a aula experimental, a avaliação de quem ainda não é sócio, a sessão avulsa vendida a quem não tem plano. Aí o sinal é o que separa quem tenciona vir de quem clicou por curiosidade, e como ele é por serviço, ligas onde faz sentido e deixas o resto sem nada.

Para quem não aparece nem avisa, marcas a falta no painel e o sinal fica contigo. É um gesto teu, nunca automático — o sistema não sabe se a pessoa telefonou, se ficou doente, ou se está à porta a tentar entrar.

Como configurar o sinal num ginásio

A configuração que costuma resultar é ligar o sinal apenas nos serviços vendidos a quem ainda não é sócio, e deixar a zero tudo o que a mensalidade já cobre. Um valor fixo entende-se melhor do que uma percentagem quando o serviço é curto e o preço redondo.

Isto é uma recomendação de configuração, e não uma média de setor — não publicamos números que não medimos. O dinheiro entra na tua conta Stripe no momento da marcação, sem comissão nossa por marcação; as taxas de processamento do cartão são da Stripe e saem de quem recebe, como em qualquer terminal.

Durações por onde começar

Uma sugestão para arrancar, não uma média do setor. Mudas cada uma no teu catálogo.

Avaliação física inicial: 60 min
Reavaliação: 30 min
Revisão do plano de treino: 30 min
Sessão de acompanhamento na sala: 45 min
Aconselhamento alimentar: 45 min

Perguntas de quem tem ginásio

Dá para controlar quem entra na sala de musculação?

Não, e não é para isso. A MarcaAí trata de horas com nome e com uma pessoa do outro lado. O acesso à sala e as mensalidades continuam a resolver-se onde se resolvem hoje.

Posso abrir as avaliações só de manhã?

Podes. Cada serviço tem a sua faixa horária, independente do horário geral da casa. Guarda uma coisa: o bloco tem de caber inteiro dentro dela, portanto uma avaliação de uma hora numa faixa que fecha ao meio-dia tem a última entrada às onze.

E se o meu técnico faltar a meio da semana?

Marcas a ausência dele e as horas desaparecem da página nesse instante. As marcações que já existiam continuam de pé: cancelá-las é uma decisão tua, e quando és tu a cancelar o cliente recebe sempre o dinheiro de volta.

Os meus sócios têm de criar conta?

Não. Abrem o link no telemóvel, escolhem a hora e marcam. Não há aplicação para instalar nem palavra-passe para inventar, e quem marca recebe a confirmação por email — e um aviso antes da hora, se tu quiseres.

Negócios parecidos com o teu, e o que muda em cada um: personal trainer, pilates, yoga, crossfit e natação.

A seguir: faz a conta do que as faltas te levam por ano na calculadora de faltas, vê o que cada plano inclui ou volta a todos os tipos de negócio.