Reservas para espaços de eventos

Uma data perdida não se recupera

Um espaço de eventos não tem o problema do volume: tem o problema do peso. Não são cinquenta marcações por semana em que uma falha e as outras compensam. São quatro ou cinco datas por mês, cada uma preparada durante semanas, e uma que se desfaz raramente se volta a vender — quem procura um espaço não procura para daqui a doze dias.

E o pedido chega meses antes, passa por visitas, orçamentos e uma dezena de mensagens, e a data fica «reservada» sem estar reservada em lado nenhum. Depois aparece um segundo pedido para o mesmo sábado e a conversa que ninguém queria ter começa por «pensava que estava garantido».

O que a agenda online resolve não é a negociação — é o momento em que a data deixa de estar em suspenso. A partir do instante em que alguém confirma e paga, aquele dia sai da página, e nenhuma das duas partes fica a achar coisas diferentes.

As salas ocupam-se sozinhas, e o dia inteiro é uma duração

Se o teu espaço tem mais do que uma sala, elas entram como recursos com ocupação própria e o serviço declara de qual precisa: duas salas independentes podem ter dois eventos no mesmo sábado, e a sala grande ocupada tira as horas só ao que a exija.

Quando as salas não são independentes — a pequena não se usa se a grande estiver a receber gente, porque partilham a entrada —, então não são duas linhas: é uma só, com uma unidade, e quem fica com ela fica com o espaço. É uma escolha que se faz uma vez e que evita a pior classe de erro possível aqui, que é vender duas vezes o mesmo dia.

A duração do serviço é o que a página bloqueia, e num espaço de eventos ela conta-se em horas ou no dia inteiro. Se o teu horário de casa não cobre a noite toda, é o horário que tem de crescer — o bloco tem de caber inteiro dentro do que está aberto, e a última entrada de um evento de seis horas é seis horas antes do fecho.

A montagem, a desmontagem e o teto que vais encontrar

Nenhum evento começa quando começa: há mesas a montar, um técnico de som, e no dia seguinte há tudo a desmontar. Se a agenda só souber das seis horas da festa, a manhã seguinte fica disponível para outra pessoa. Cada serviço pode declarar uma folga própria antes e depois, em minutos, que a agenda respeita sem a somar à duração anunciada.

⚠️ E aqui está um teto que preferimos dizer nós: essa folga vai até quatro horas por serviço, e mais nada. Uma montagem que ocupa a véspera inteira não cabe lá dentro — o que se faz nesse caso é lançar essa véspera como uma folga no calendário, à mão, e ela deixa de ser oferecida. Funciona, dá trabalho, e é melhor sabê-lo agora do que na semana em que aconteceu.

O sinal aqui é óbvio — e é aqui que ele chega menos

Se há uma página neste site onde ninguém discute a utilidade de cobrar adiantado, é esta. Uma data bloqueada durante meses sem nenhum dinheiro pelo meio não é uma reserva, é uma intenção — e a percentagem do valor do serviço é a forma que faz sentido, porque cresce com o tamanho do evento em vez de pedir o mesmo a uma festa de aniversário e a um casamento.

⚠️ Mas há uma coisa que este produto não faz, e é justamente aqui que ela se nota: cobra um pagamento, no momento em que a data é fechada, e não sabe agendar cobranças seguintes. Se a tua prática é receber uma parte agora, outra parte a meio caminho e o resto no dia, o que a página trata é a primeira; as outras continuam a ser combinadas e cobradas como as combinas hoje.

A leitura prática é decidires o que queres que a percentagem represente: o que basta para a data deixar de estar livre, e não o que gostarias de ter recebido até lá. Confundir as duas coisas leva a pedir um número que faz a pessoa fechar a página.

A janela de cancelamento não chega para meses

A janela de cancelamento é o que decide se cancelar devolve o sinal: dentro dela, não devolve. Nasce desligada, e ligá-la é uma decisão tua.

⚠️ E tem um teto de uma semana. Num espaço de eventos isso é pouco, e não vale a pena fingir o contrário: uma data cancelada a dois meses do dia devolve o sinal por inteiro e não há definição nenhuma que o impeça. Se a tua política é outra — e num negócio destes costuma ser —, ela vive no acordo escrito entre ti e quem te contrata, não numa caixa deste produto.

Há ainda um segundo detalhe que muda a conversa: a devolução é tudo ou nada. Não existe devolver metade do sinal, e uma retenção parcial é, outra vez, uma combinação entre as duas partes e não uma definição aqui.

⚠️ E a janela é sempre do cliente, nunca tua: se fores tu a cancelar a data, quem reservou recebe o dinheiro de volta na íntegra. Para quem simplesmente não aparece, marcas a falta no painel e o sinal fica contigo — é um gesto teu, não automático.

O dinheiro entra na tua conta Stripe no momento da reserva. A MarcaAí não leva comissão nenhuma por reserva — as taxas de processamento do cartão são da Stripe e saem de quem recebe, como em qualquer terminal.

Avisar alguém que marcou há oito meses

Quem reserva recebe a confirmação por email no momento e depois um aviso automático antes da data. Podes definir até três antecedências diferentes, e a mais antecipada que o produto aceita é de uma semana.

Para um evento fechado em janeiro e realizado em setembro, isso quer dizer uma coisa simples: os avisos automáticos servem a reta final, e a conversa dos dois meses antes — o número de convidados, o menu, a hora de entrega das flores — continua a ser tua e a acontecer onde já acontece.

Do teu lado podes receber notificações no browser quando entra uma reserva nova — num negócio com quatro reservas por mês, cada uma merece resposta no próprio dia.