Marcações para espaços de estética

O problema não é a hora — é a cabine

Num espaço de estética raramente acontece uma coisa de cada vez. Há uma manicure a decorrer na frente da loja, uma limpeza de pele na cabine do fundo e alguém à espera com a cor a atuar. A casa aguenta três marcações à mesma hora — desde que as três não precisem da mesma sala.

É por aí que uma agenda simples falha, e falha em silêncio. Uma agenda que só conhece pessoas aceita duas marcações que precisam da mesma maca às cinco da tarde, porque as profissionais são diferentes e, do ponto de vista dela, está tudo bem. Ninguém recebe um aviso. Quem descobre é a cliente, sentada na receção a ouvir que afinal vai ter de esperar.

O mesmo se passa com o que não é sala: o aparelho que só existe em duplicado, a maca de dois lugares, a cadeira de pedicure. São coisas com agenda própria que a folha de cálculo nunca teve como representar, e é exatamente aí que a marcação dupla nasce.

Profissional e cabine, ao mesmo tempo

A MarcaAí conhece duas dimensões de ocupação, não uma. A primeira é quem faz — cada profissional com o seu horário, as suas folgas e os seus serviços. A segunda são os recursos: salas, cabines, cadeiras e equipamentos, cada um com a sua própria agenda.

Ligas cada recurso aos serviços que o exigem, e a partir daí uma marcação só acontece quando há profissional e recurso livres à mesma hora. Se um tratamento precisar da cabine e do aparelho, precisa dos dois: a regra é «e», nunca «ou». E a hora impossível deixa de aparecer na página — a cliente não escolhe e depois leva com um erro; ela nunca chega a ver aquele horário.

Três cabines iguais não são três agendas separadas: são um recurso com capacidade três. Marcas-lhe a capacidade, e a agenda aceita três tratamentos em simultâneo e recusa o quarto. É a forma de dizer «tenho três macas» sem ter de as baptizar uma a uma nem escolher qual é qual.

E a contagem é feita por serviço. Isso evita o efeito mais irritante deste tipo de regra: a sala de tratamentos cheia não fecha a agenda das unhas, porque o motor só olha para os recursos que aquele serviço exige. A casa não pára toda porque uma parte dela está ocupada.

Um aviso que vale a pena guardar: um recurso desativado trava os serviços que dependem dele. Se puseres o aparelho fora de serviço durante uma semana, os tratamentos que o exigem deixam de ter horas disponíveis — o que é o comportamento certo, mas é também a primeira coisa a verificar no dia em que um serviço aparecer sem vagas nenhumas.

Muitos serviços, e nem todos são a mesma conversa

«Estética» é uma palavra grande. Debaixo dela cabem serviços de vinte minutos e serviços de duas horas, coisas que se repetem de quinze em quinze dias e coisas que se fazem uma vez por ano. Um catálogo que trate tudo do mesmo modo obriga-te a escolher a política errada para metade da casa.

Cada serviço tem a sua duração, o seu preço e a sua própria regra de sinal. Isso é o que permite deixar a manicure sem adiantamento nenhum — porque é uma cliente que volta todos os meses e não se quer atritar — e exigir sinal no tratamento longo, que ocupa a cabine e a profissional durante a tarde inteira. A decisão é por serviço, e não uma alavanca só para o negócio todo.

No momento de criar o negócio, o catálogo de tipos que escolhes já é mais fino do que «Estética»: há entradas próprias para cabeleireiro, unhas, depilação, massagens, spa, micropigmentação e maquilhagem. Se a tua casa for uma coisa só, escolhe essa; se for várias, «Estética» é o guarda-chuva que as cobre. O tipo não muda o que a agenda faz — muda como o negócio se apresenta e onde se arruma.

O sinal, num sítio onde a cliente volta todos os meses

Aqui há duas casas dentro da mesma casa, e o erro é aplicar-lhes a mesma regra. A cliente da manicure vem doze vezes por ano e é a base do negócio: pedir-lhe um adiantamento a cada visita cria uma fricção mensal que não compensa o que evita. A cliente do tratamento longo vem duas ou três vezes, ocupa recursos que ninguém mais pode usar naquele período, e é aí que uma falta custa mesmo dinheiro.

A configuração que corresponde a isto é o sinal ligado só nos serviços longos, com uma percentagem do preço — que acompanha sozinha a diferença entre um tratamento curto e um tratamento de tarde inteira sem precisares de rever números serviço a serviço.

E quando o sinal está ligado, há um segundo interruptor que decide o que acontece a quem desmarca tarde: a antecedência de cancelamento. Antes dela, o sinal é devolvido; dentro dela, fica com a casa. Nasce desligada, portanto enquanto não a mudares todos os cancelamentos devolvem o sinal. E se fores tu a cancelar, a cliente recebe sempre o dinheiro de volta — a janela protege-te de quem desmarca tarde, não do contrário.

A receção deixa de ser um cargo

A conta que interessa neste tipo de casa não é a das faltas — é a das interrupções. Cada chamada atendida a meio de uma aplicação é um trabalho parado, uma mão a ter de ser lavada outra vez, e uma cliente na cadeira a ver alguém a tratar de outra pessoa.

A página funciona sozinha às horas em que ninguém pode atender: à noite, ao domingo, e nas duas horas em que estás com uma cliente e o telefone toca três vezes. Quem marca vê apenas o que está mesmo livre — com a profissional que escolheu, ou com a primeira que tenha vaga — e a hora fica ocupada no instante em que confirma.

Depois, a cliente recebe lembretes por email — por omissão 24 horas e 2 horas antes, e as antecedências são tuas — com o que marcou e um link para cancelar ou mudar de hora sem te telefonar. Não há aplicação para instalar nem conta para criar: abre o link no telemóvel como abre qualquer página.

O que não muda

O dinheiro do sinal vai direto para a tua conta Stripe no momento da marcação. A MarcaAí não leva comissão nenhuma por marcação — as taxas de processamento do cartão são da Stripe e saem de quem recebe, como em qualquer terminal.

Os preços são teus: o que está na tua página é o teu preçário, e não vendemos nada à tua cliente. E quem entra pela porta continua a ser atendido — marcas essa visita na agenda para a hora deixar de aparecer livre.